Afincada en Munro, Voith Paper de Argentina es una empresa que fabrica repuestos y máquinas para la
industria del papel y brinda servicios asociados (reparación de piezas, reformas y montajes, etc). Con más de medio siglo de trayectoria, en 2001 fue adquirida por el grupo alemán Voith "Desde la materia prima -que puede ser la celulosa o el recorte- hasta la bobina final, ofrecemos todas las máquinas utilizadas en el proceso de elaboración del papel.

Desde el punto de vista informático la empresa constaba con un sistema realizado en DOS, tenía una herramienta específica para facturación - FacturaPlus - y se manejaba con utilitarios (Word y Excel). Precisábamos un software integral para el área administrativa y para la de producción, que, en una primera instancia, nos ayudara a volcar al sistema el trabajo cotidiano del personal más experimentado, y que, luego, nos facilitara la incorporación de gente con menos conocimientos", explica Joaquín.
En 2004 Voith Paper realizó una primera licitación "Elegimos un proveedor con el que tuvimos una mala experiencia ya que su herramienta estándar no resultaba amigable para nuestros usuarios. Es decir, nosotros como empresa, debíamos adaptarnos a la metodología de trabajo del software, y no al revés, además, el producto no era completo -apunta Joaquín. Y reconoce-: También nosotros tuvimos parte de la culpa: a lo mejor nos faltaba "cancha" en la adquisición de un software y en compatibilizar las respuestas del sistema con nuestras necesidades. Es decir, no interpretamos que debíamos realizar una suerte de ingeniería básica (un relevamiento de lo que teníamos y a dónde queríamos llegar), antes de estar en condiciones de tomar una decisión profesional. Si uno se lanza sin ese estudio previo, las inversiones terminan resultando mucho mayores de lo previsto y esto es lo que nos pasó a nosotros; elegimos un sistema porque sabíamos lo que necesitábamos, pero no, lo que estábamos comprando…"
Voith Paper había definido sus requerimientos de manera general y el sistema seleccionado aparentemente las respondía, "pero luego, cuando nos encontramos con la herramienta, chocaba todo el tiempo con nuestra manera de trabajar. Además el proveedor no demostró interés por resolver nuestros problemas y conservarnos como cliente en el tiempo. Por lo tanto suspendimos el proyecto y lo tomamos como una inversión o un aprendizaje, y como un pago de una ingeniería básica", comenta Joaquín.

Luego de este revés, Voith Paper se contactó con la gente de MasterSoft, que había participado de la licitación original pero no la había ganado.

"Después de un par de reuniones, estimamos un presupuesto y propusimos hacer un relevamiento detallado a un costo de $1500 (para cubrir esfuerzos) - cuenta Marcelo Di Chena, socio gerente de MasterSoft - La idea era realizar un informe de los alcances del proyecto. Voith Paper tendría la opción de aceptar el contrato (en cuyo caso el costo del relevamiento se deduciría del correspondiente al proyecto), o bien quedarse con la definición de alcances como un relevamiento detallado para contratar a otro proveedor. Una vez realizada esta primer etapa, se revisaron los costos y se propuso implementar una solución de gestión integral -MasterSoft gestión-, más una opción de desarrollo a medida para el área de producción. "La necesidad que detectamos, incluía un sistema de gestión administrativa que manejara centro de costos y un módulo especial para resolver el esquema de fabricación por pedido de Voith Paper, que tiene un alto grado de estandarización -explica Di Chena-. Es decir, para cada nuevo trabajo el módulo especial debía facilitar el armado de una lista de materiales necesarios sobre la base de proyectos similares, con la posibilidad de determinar si cada ítem se asignaría a Compras, Producción o Montaje, de acuerdo a su posición en el proceso"

El producto de gestión administrativa de MasterSoft ya consideraba el manejo por centro de costos, "pero tuvimos que hacer algunas adaptaciones - comenta Di Chena - . Y si bien a los cuatro meses ya estábamos haciendo el primer cierre de resultados mensual, el proceso implicó todo un cambio cultural en la empresa".
En general, MasterSoft se encontró con usuarios muy receptivos y dispuestos a colaborar con la implementación del sistema", pero hubo que generar una visión de grupo: algunos empleados tenían más de cuarenta años en la compañía y el principal desafío fue crear la cultura de la integración que facilita una herramienta como la nuestra a nivel de sistemas (la conciencia de que los datos que se ingresan en un sector, impactan en toda la organización, por ejemplo). La gente del estudio contable que trabaja con Voith Paper tuvo que aprender a usar el software, porque ellos siguen realizando los cierres de estados de resultados", destaca Di Chena.
En total, el proyecto insumirá $36.000 (aún no está todo en funcionamiento), lo que incluye relevamiento, consultoría, capacitación, puesta en marcha y mantenimiento. Desde el inicio de la implementación transcurrió medio año; durante los primeros tres meses, se puso en marcha la parte administrativo-contable y se hicieron los prototipos del módulo a medida "ahora estamos implementando la activación del circuito de Compras, que vincula el módulo de producción con el administrativo", explica Di Chena.
Según Carlos Joaquín, con ele nuevo software, también se presentaron algunos problemas, "pero la diferencia es que existió la voluntad de solucionarlos. Sumando el conocimiento del negocio que tenemos nosotros, el aprendizaje realizado en virtud de la mala experiencia anterior, más la propuesta de la gente de MasterSoft, terminaremos redondeando un muy buen sistema", estima el presidente de Voith Paper.

TRANSFORMACIONES Y VENTAJAS
La herramienta trajo algunos cambios importantes en la actividad de Voith Paper: "toda la parte contable la tenemos tercerizada con un estudio, pero hoy el sistema nos obliga a manejar internamente la facturación y las cuentas corrientes de proveedores y clientes - relata Joaquín -. Si bien esto, por ahora, no significa una reducción de costos, permite que en el día a día sepamos cuál es nuestra situación en los bancos. Es fundamental tener la información de gestión al momento en nuestro negocio, el riesgo es muy importante, y somos una filial de una multinacional, que nos obliga a medir el riesgo empresarial. Además, el cliente que adquiere una máquina para fabricar papel, la compra para 20, 40 o 50 años, y una adecuada gestión es esencial para mantener una relación equilibrada en el tiempo".
Se espera que el sistema ofrezca beneficios en el seguimiento de las compras y reducción de costos de auditoria: " anualmente realizamos una auditoria obligatoria - comenta Joaquín -, y el tiempo que les lleva a los auditores hay que pagarlo. Como actualmente cerramos balance en forma mensual, al finalizar este ejercicio nos tomará sólo un par de semanas efectuar el cierre anual. Esto nos permitirá negociar un mejor precio con los auditores, ya que necesitarán muchas menos horas, para concretar el trabajo".
Por Mariano Wolfson